A un anno e mezzo dall’inizio della pandemia, non è più strano parlare di lavoro agile e di come gestire il tempo durante lo smart working.
Da un giorno all’altro, aziende e dipendenti si sono visti catapultati da una realtà aziendale, a una realtà circoscritta alle mura domestiche senza sapere bene come gestire il lavoro, la famiglia o, più semplicemente, le attività giornaliere.
Questo, ha certamente intaccato la concentrazione e la motivazione della singola persona, soprattutto in ambito lavorativo
Per non farti travolgere dal lavoro e mantenere un alto livello di produttività, ho pensato di condividere con te alcuni consigli che potranno aiutarti a gestire il tuo tempo durante le tue giornate lavorative.
Dare priorità alle cose
Introduciamo il concetto della TO DO list: per rimanere più concentrato, è importante avere una lista di cose da fare durante la giornata e stabilire una scala di priorità.
Non si tratta solo di dare importanza alle cose: è più semplice portare a termine piccole attività che richiedono meno tempo, per poi lasciare il tempo giusto a quelle che richiedono più attenzione. In questo modo avrai la possibilità di raggiungere, a piccoli passi, le mete quotidiane che ti sei prefissato.
Così sarai in grado di dare il giusto tempo a tutto, suddividendo, quindi, anche la vita privata da quella lavorativa, senza essere sopraffatto né da una, né dall’altra.
Stabilire un obiettivo giornaliero
Mentre stabilisci le tue priorità è necessario che tu abbia ben chiaro l’obiettivo finale della tua giornata lavorativa e quali sono i vari passi da compiere per raggiungerlo e portarlo a termine.
La pianificazione delle attività sulla base di un obiettivo ti aiuterà a programmare in anticipo il tuo percorso, capire come percorrerlo durante la giornata e arrivare alla fine. In questo modo avrai ben chiare tutte le attività da fare, non perderai il focus e raggiungerai i tuoi obiettivi lavorativi con maggiore facilità.
Chiarezza, comunicazione e delega
Uno dei rischi che lo smart working ha portato con sé è stata la perdita di contatto con i colleghi e con il team di lavoro.
Lavorando in smart working è fondamentale avere una comunicazione chiara con tutti.
Per farti un esempio pratico: se sei un imprenditore e devi delegare un compito a un tuo collaboratore, qualsiasi sia il canale di comunicazione (telefonata, mail o videocall), sii chiaro e fai in modo che il concetto arrivi all’altra persona, e tu non debba dare ulteriori informazioni in futuro e concentrarti così in altre cose.
Ritmo del lavoro: attività e pause
Anche se uno dei principali benefici dello smart working è la maggiore flessibilità, per gestire in maniera ottimale il tempo durante lo smart working, è fondamentale individuare il proprio ritmo di lavoro.
Se in azienda le pause potevano essere, ad esempio, il caffè con i colleghi, sgranchire le gambe o una telefonata, durante il periodo prolungato di smart working ci si è ritrovati, senza neanche accorgersene, a non staccare mai gli occhi dalla postazione di lavoro per approfittare di tutto il tempo a disposizione.
Inutile dire che lavorare senza pause non è positivo per il fisico, per la mente e neanche per la produttività.
Ogni tanto devi concederti un po’ di respiro e prenderti una pausa. Oltre ad avere un beneficio per gli occhi (soprattutto se lavori al computer), fare una pausa aumenterà la tua capacità di concentrazione, combatterà la stanchezza e aumenterà l’efficienza.
Pianifica le tue pause ed evita di controllare le email o i messaggi di lavoro, e stacca la mente, magari facendo una passeggiata in giardino, o semplicemente per casa; facendo un po’ di stretching o qualche esercizio per rilassare la schiena e il collo e prendendo un po’ di tempo per te prima di ricominciare a lavorare.
Se non eri già abituato a farlo, imparare a gestire il tempo in questa situazione di emergenza ha richiesto uno sforzo importante che si è rivelato col tempo un grande vantaggio.
Saper gestire il tempo durante lo smart working sarà una skill che ti accompagnerà anche dopo l’emergenza e renderà semplice anche gestire il tempo all’interno della tua sfera personale.