Aumentare la produttività e la concentrazione e lavorare meglio dovrebbe essere l’obiettivo di qualsiasi lavoratore. Imparare gestire il tempo del proprio lavoro è sicuramente il primo passo per riuscire a lavorare meglio, in modo più efficiente e con una maggiore soddisfazione.
Inizio questo articolo proprio con questo pensiero proprio perché, a volte, sembra che in una giornata non ci sia mai abbastanza tempo.
Ci hai mai fatto caso?
Ma perché alcune persone ottengono molto di più con il loro tempo rispetto ad altre? La risposta sta nel saper gestire il tempo.
Una buona gestione del tempo richiede spostare le proprie attenzioni dalle attività ai risultati. Hai capito bene: essere tanto impegnati non equivale a essere efficaci.
Trascorrere la giornata tra mille frenetiche attività spesso si ottiene poco, perché stai frazionando la tua attenzione in tanti compiti diversi.
Una buona gestione del tempo ti consente di lavorare in modo più efficiente e semplice, in modo da ottenere di più in meno tempo.
Ma concedimi altri cinque minuti del tuo tempo e ti spiegherò cinque tecniche che ti aiuteranno a gestire meglio il tempo durante le tue giornate lavorative.
Via distrazioni
A tutti può capitare di attraversare un periodo in cui riuscire a concentrarsi sul lavoro è più difficile del solito e qualcuno può avere addirittura un problema cronico di distrazione.
Ti è mai capitato?
Tendenzialmente i motivi che portano a distrarci possono essere diversi e, generalmente, appartengono a due categorie principali:
- Distrazioni che nascono dall’ambiente circostante come, ad esempio: siamo continuamente interrotti da mail, telefonate, notifiche e richieste dei colleghi o lavoriamo in un ambiente di lavoro molto caotico;
- Distrazioni che nascono dalle nostre emozioni come, ad esempio: abbiamo preoccupazioni per qualcosa che è successo nella nostra sfera personale, stiamo attraversando un momento difficile, siamo demotivati e/o frustrati a causa di qualcosa.
Tra le due tipologie sicuramente quelle emotive sono le fonti di distrazione più potenti.
E’ anche vero che il nostro cervello tende, quasi naturalmente, a distrarsi. Ad esempio, mentre stai leggendo questo articolo è statisticamente probabile che la tua mente si distragga tra il 20-40% del tempo di lettura ed è questo il motivo per cui, sempre in media, tratteniamo solo il 10% di quello che leggiamo.
Ma come possiamo migliorare la concentrazione ed evitare le distrazioni?
Il primo passo da fare è capire l’origine delle nostre distrazioni: è legata a fattori esterni o stati emotivi interiori?
Il secondo passo è riflettere se, in questo secondo caso, i problemi sono legati ad una mancanza di motivazione rispetto al nostro lavoro o è dovuto a fattori legati alla nostra sfera emotiva personale.
Se, invece, le cause della distrazione sono principalmente collegate a motivi esterni allora potrebbe essere utile adottare uno o più dei seguenti schemi che consigliamo sempre ai corsisti di B-Revo:
- Evita il multitasking: passare da una cosa all’altra, lasciare un’attività per portarne avanti un’altra per poi riprenderla in mano dopo qualche minuto abbassa di molto la tua capacità di concentrarti;
- Poniti dei limiti: una volta che hai individuato l’origine della distrazione che ti fa perdere maggiormente la concentrazione, cerca di stabilire tu stesso dei limiti.
Se ad esempio non riesci a smettere di controllare il tuo profilo facebook o a leggere le notizie su internet, e questo ovviamente ti distrae da quello che stai facendo, imponiti dei limiti orari programmando le tue distrazioni.
- Stile di vita sano: ti sembrerà banale, ma quando siamo particolarmente stressati o attraversiamo un periodo in cui facciamo fatica a riposarci è più facile distrarci.
Dormire bene, fare esercizio fisico e mangiare sano sono delle buone abitudini che migliorano la nostra concentrazione.
Ordine
Uno spazio ordinato e funzionale è fondamentale per favorire la produttività, evitare le distrazioni e gestire il tempo del proprio lavoro.
Lo spazio deve essere sistemato in modo che ciò che viene utilizzato quotidianamente sia a portata di mano, mentre tutto il resto, come ad esempio: documenti, quaderni, cancelleria di vario tipo, sia correttamente archiviato e ordinato.
Avere una scrivania adatta alla nostra tipologia di lavoro e avere una sezione in cui organizzare in maniera ordinata raccoglitori, documenti e libri, sono degli elementi che facilitano la gestione del proprio tempo in azienda e in smart working.
Fai delle pause
La pausa al lavoro è una parte fondamentale di una giornata lavorativa, per il semplice fatto che è difficile, e sul lungo termine impossibile, svolgere quotidianamente un’attività lavorativa senza effettuare alcuna interruzione.
A risentirne, oltre alla salute e al benessere del lavoratore, sarebbero ovviamente anche i risultati, e dunque le performance.
Scrivi attività giornaliere
Per gestire il tempo del proprio lavoro in modo efficace è necessario comprendere ciò che è necessario fare per raggiungere l’obiettivo, considerando e inserendo nella lista anche le attività più banali.
Per avere un quadro completo della situazione, è necessario inserire in un’unica lista sia le attività lavorative, sia gli impegni personali.
Tutti i tuoi impegni, dal ritirare i panni in lavanderia al programmare un incontro diretto con il tuo capo, devono essere annotati nello stesso posto.
Una volta messi per iscritto tutti gli impegni, l’assegnazione delle priorità normalmente viene effettuata tenendo conto dell’importanza, l’urgenza e le tempistiche di ciascuna attività.
Considera gli imprevisti
Il 2 febbraio ho ricevuto circa 31 mail di lavoro che richiedevano la mia attenzione, 9 telefonate e una decina di messaggi.
Posso assicurarti che questi sono i numeri già ripuliti dallo spam e da messaggi/telefonate che non hanno a che fare con il lavoro.
Quindi, facendo un rapido calcolo 31+9+10 = 50 distrazioni e se ognuna di queste ruba 5 minuti di media al mio lavoro, sono 250 minuti.
Poco più di 4 ore. In una giornata lavorativa di 8 ore rappresentano un bel problema soprattutto se avevo pianificato dell’attività lavorativa di 8 ore, non credi?
Come può aiutarti B-Revo a gestire il tuo tempo?
Il tempo è il bene in cui dovremmo investire di più. In esso trascorriamo l’unica vita (conosciuta) che abbiamo ed è bene viverla al meglio.
Organizzare il proprio tempo, non vuol dire rinunciare alle sorprese o alla bellezza degli imprevisti che la vita ci regala.
Vuol dire creare un metodo che ci aiuti a realizzare i nostri sogni o progetti e per vivere sereni l’imprevedibile e le sorprese.
Imparare a gestire il tempo del proprio lavoro ci apre la mente a nuove prospettive ed opportunità, così saremo sempre pronti qualsiasi cosa accada e in questo B-Revo può aiutarti attraverso il corso Road To Freedom Virtual.
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