“Non ho tempo”, “Avrei bisogno di una giornata di 48 ore”; è così che voglio iniziare questo articolo sulla gestione del tempo: con le frasi che sono convinta che hai detto almeno una volta (facciamo dieci) nella tua vita.
L’esperienza ci insegna che benché tutti abbiamo lo stesso tempo a disposizione, alcune persone ne hanno sempre troppo poco e altre, invece, ne hanno a sufficienza per gestire la loro vita e portare a termine tutti i loro progetti.
Ma perché a volte sembra che le persone abbiano il tempo sotto controllo e tu no? Ti sei mai chiesto come facciano tutti gli imprenditori che magari gestiscono più di un’azienda di successo a fare tutto?
Questo è un tema che ha sempre interessato i nostri clienti e, per questo motivo, in questo articolo voglio darti 3 consigli per aiutarti migliorare la tua gestione del tempo.
Cos’è la gestione del tempo?
Il vero problema non è la mancanza di tempo, ma la gestione sbagliata che si fa del tempo che si ha a disposizione.
Quando ti parlo di gestione del tempo, mi riferisco al processo di organizzazione del tempo, lavorativo e non solo, in maniera strutturata, organizzata e pianificata, che ti aiuta ad aumentare la tua produttività e portare a termine tutti i compiti che ti vuoi prefissare con meno stress e maggiore efficacia.
Tutto questo si traduce concretamente in una serie di strategie e di pratiche volte alla realizzazione di specifiche attività in grado aiutarti a gestire meglio il tuo tempo.
3 step da seguire migliorare la tua gestione del tempo
Come al solito, non voglio darti una serie di concetti teorici e astratti, bensì voglio aiutarti a mettere in pratica quello che dico aiutandoti con dei piccoli esercizi pratici, quindi ecco i primi 3 step che è necessario seguire per migliorare la tua gestione del tempo.
Pianificazione
Il primo passo per non farti sopraffare dalla marea di attività è rispondere a una semplice domanda: “quante cose devo fare oggi?”.
In questo modo avrai una visione a 360 gradi di come si dovrebbe sviluppare la tua giornata e inizierai a pianificare accuratamente gli obiettivi da raggiungere; in caso contrario sarà impossibile avere il pieno controllo del tuo tempo.
Per farti capire l’importanza della pianificazione, vorrei farti ragionare usando un esempio pratico: ricordi quando all’università portavi spesso avanti sessioni di studio “matto e disperatissimo”? Nella migliore delle ipotesi arrivavi sfinito alla fine della sessione di esami, nella peggiore a una bocciatura.
Ecco perché in ogni fase della nostra vita la pianificazione del tempo è fondamentale per il raggiungimento del successo, qualsiasi esso sia. Dalla vincita di un bonus aziendale fino ad arrivare all’aver dedicato del tempo a te e al tuo tempo libero.
Organizzazione
Dopo aver pianificato, il secondo passo da fare è organizzare il tuo tempo.
Il tempo non è una risorsa illimitata. Sacrificare più tempo per qualcosa che potrebbe essere fatto in meno tempo significa, inevitabilmente, sottrarre tempo a un’altra attività.
Ma in che modo possiamo concretamente organizzare il nostro tempo? Iniziamo rispondendo alla domanda “quanto tempo impiego per fare questa determinata attività?”
Avendo ben chiare le tempistiche sarà anche più semplice orientarti durante la giornata, soprattutto se, come nella maggior parte dei casi, è compresa l’organizzazione del tempo anche di altre persone.
Un esempio concreto di quello che ho appena scritto, possono essere le persone che arrivano perennemente in ritardo: la loro è semplicemente gestione del tempo sbagliata che va a incidere sull’organizzazione del tempo degli altri.
Importanza vs. urgenza
A tutti capita di non saper decidere quale attività fare prima di un’altra, sia sul posto di lavoro che nella vita privata.
A chi non è mai capitato di fare urgentemente cose che non avevano alcuna importanza? Questo perché, spesso e volentieri, diamo più valore alle cose urgenti anche se non importanti, piuttosto che a quelle importanti ma non urgenti.
Siamo arrivati, dunque, all’ultimo step da seguire per migliorare la tua gestione del tempo: quello di dare una priorità alle cose da fare lungo l’arco temporale.
In questo contesto è importante capire la differenza tra ciò che è importante e ciò che è urgente. Una volta capita questa distinzione, sarai in grado anche di dare priorità alle attività da svolgere.
Le attività importanti sono quelle che portano al raggiungimento degli obiettivi, sia di vita che di lavoro. D’altra parte, invece, le attività urgenti sono quelle che richiedono un’attenzione immediata. Le attività urgenti sono spesso quelle che esigono attenzione perché le conseguenze di non averle portarle a termine sono immediate.
Non è semplice migliorare la propria gestione del tempo in poco tempo, ma con un aiuto esterno è un percorso fattibile. Per questo da anni aiutiamo i nostri clienti a gestire meglio il loro tempo attraverso sessioni di personal coaching o attraverso il nostro Road To Freedom.